Backlogとハングアウトを使い、遠隔で会議と業務を効率的に進める方法

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働き方改革が進み、残業時間削減や有休休暇促進、在宅勤務に踏み込む会社が増えてきた。それにともない、働きやすい職場が注目されている。本シリーズでは、部下の上手な教育を実施して働きがいのある職場をつくり、業績を改善する、“働かせ方改革”に成功しつつある具体的な事例を紹介する。
いずれも私が信用金庫に勤務していた頃や退職後に籍を置く税理士事務所で見聞きした事例だ。諸事情あって特定できないように一部を加工したことは、あらかじめ断っておきたい。事例の後に「ここがよかった」というポイントを取り上げ、解説を加えた。
今回は、ITツールを使い、効率的な会議をする方法を紹介したい。コロナウイルス感染拡大対策で在宅を進めようとしている企業も多いと思うので、参考になるはずだ。

第10回の舞台：IT企業

（社員40人）

ハングアウトで遠隔会議
Backlogで情報共有

　現在、200を超えるソフト開発のプロジェクトが進行中だ。それらを統括の立場で時間や予算の管理などマネジメントをするのが、取締役の男性だ。

　この企業は、創業6年目。3年前に、新卒や中途の採用を正確に効率的に進めるソフトを開発した。1年程前から人事、労務の関係者の間で静かにヒットし、業績を拡大してきた。半年ほど前に、大手のベンチャーキャピタルから資本提供を受け、ジャスダック上場を念頭に躍進している。

　会社の生命線である多数のソフト開発を効率よく進めるために頻繁に使うのが、ITツールだ。特にグーグルのコミュニケーションツール「ハングアウト」と、チームコラボレーション「Backlog」が中心となる。

　取締役たちが外部の開発会社のエンジニアとプロジェクトの進行について話し合う場合はまず、パソコンの前で双方が内臓のカメラに自分を映す。次に、「ハングアウト」を使うことで相手の画面に自分が映るようにする。互いのやりとりを「ハングアウト」でリアルタイムに行えるようにする。

「Backlog」は、各プロジェクトのふだんの作業についての情報共有を進めるものだ。随時、エンジニアたちがチャットや掲示板に書き込み、それに対し、取締役が迅速に答える。やりとりをすることで、1週1回の「ハングアウト」を使った話し合いを一段と深いものにしてきた。その意味で、2つのツールは互いに支え合うものと社内では位置付ける。現時点では2つ以外のツールは通常、あえて使わないようにしている。

　「ハングアウト」を使った会議には、会社側からはある時点までは、取締役が1人のみが参加する。決裁権を持つ社長は取締役とエンジニアの話し合いが終了した時点で加わり、5分ほどでその場で承認していく。ムリ、ムダ、ムラを省き、効率よく進めるためだ。

　社長は、1か月ほど前、私のヒアリングにこう答えていた。

「ITツールを使うほどに、会議を減らすことができる。我々は、会議の場で不必要なことは話し合わないようにしている」

参考になった