ほとんどの人が当たり前のように持っているスマホ。これを仕事でうまく利用すれば、もっと業務を効率化できる。スマホを使い倒してみよう。
「スマホを見るな」はもう古い
一見、業務中にパソコンを見ていると「仕事をしている」ように見え、スマホを見ていると「遊んでいる」ように見えます。この考えはもう古いのでやめましょう。あなたの部下はパソコンを見ながら何もしていないかもしれないし、スマホを使って重要案件の打ち合わせをしているかもしれません。
スマホは仕事で活用するととても便利です。とくに、小売業の現場ではスマホを大活躍させることができます。
東急ハンズではもともと、店舗スタッフはPHS、発注端末、インカム（トランシーバー）の3つの機器を持っていました。この3つをスマホ１台に置き換えられたのです。安い価格で通話ができるPHSの機能は、IP電話サービスに加入することで、スマホで代替できます。発注、スタッフどうしのコミュニケーションもスマホアプリで賄えます。しかも、業務用端末は安いものでも1台当たり10〜15万円くらいかかるので、全員に社用スマホを支給する方が安上がりです。
写真を使ったコミュニケーション
スマホでしかできないこともあります。その代表例が写真を使ったコミュニケーションです。
店舗では、取り置きや取り寄せなどのいわゆる「客注」が入り、バックヤードのカタログを確認しに行かなければならないことがしばしばあります。従来のやり方では、その情報を頑張ってその場で覚えるか、手書きでメモを取ることになります。しかし、その作業はスマホで写真を撮れば一瞬で済みます。
また、「○○商品の○○フレーバー、Sサイズ」が売り切れたとします。これまではサイズや種類も含めて正式な商品名を伝える必要がありましたが、これもスマホでパシャっと撮り、その画像を共有するだけでOKです。時間短縮による業務効率化だけでなく、打ちミスなどもなく、正確に情報を伝えることができます。
さらに、文字では伝わりにくいことが画像だと簡単に伝わることもあります。たとえば、売場の清掃指示で、「○○売場の棚の下の方が少し汚れているから掃除してほしい」と文字で指示するよりも、写真で具体的な場所を示した方が正確に伝えることができます。
店舗間の情報共有にも役立ちます。ある店舗でとても評判の良い売場づくりやイベントの事例があったとき、実際に見に行くことができれば良いのですが、なかなか他店舗の視察まで首が回らないのが現状です。さまざまな事例を写真で共有できるようにしておけば、店長や売場担当者がそれらを参考にすることができます。
共有する仕組みは前回紹介した「グーグルドライブ」を使えば簡単につくることができます。昔のように、ファイルサーバーの容量を気にする必要はなく、無制限に使えます。
翻訳や計算もアプリで解決
スマホの活用術はまだまだほかにもたくさんありますが、最後にここではわかりやすい事例として、アプリ活用を取り上げます。
近年、外国人のお客さまも増えています。英語がわからないスタッフでも翻訳アプリや「グーグル翻訳」を使えば対応できる幅がぐっと広がります。また、中国元や韓国ウォンといった「自国通貨だとこの商品はいくらか」だったり、「20cmの商品は何インチか」といった質問がよくあります。よく聞かれる質問に対して、使い勝手の良いアプリを入れることで、スムーズに接客することができます。「東急ハンズ京都店」では、金閣寺、銀閣寺に行くためのバスについてよく質問があるため、そのバスの情報を教えてくれるアプリを入れています。
時代は「業務中スマホを見るな！」から「どんどんスマホを使え！」に変わったのです。