POSとは？POSレジとの違いや導入するメリットなども解説！
スーパーマーケットや百貨店、コンビニなどさまざまな小売店において、販売管理のために用いられているシステムである「POS」。どのような機能が使用できるかをはじめ、POSレジとの違いや、導入するメリット・デメリット、POSを導入するうえでのシステム選びのポイントなど、気になっている方は多いのではないだろうか。
本記事では、「POS」の概要とおもな機能、POSレジとの違い、導入のメリットとデメリット、POSシステムを選択するうえで重視すべきポイントを紹介する。この機会に、ぜひPOSの理解を深めよう。
POSとは
「POS」とは、「Point Of Sales」という言葉を略したものであり、日本語では「販売時点情報管理」と訳される。その言葉のとおり、店舗の商品が販売された時点の情報を単品単位で記録集計し、管理する役割を持つシステムを指す。
POS（POSシステムとも）は、在庫管理や商品搬入、マーケティング戦略など、販売に関する情報の総合的な管理が可能だ。「どこで・いつ・何が・いくらで・いくつ・誰に販売されたのか」といった情報をデータ化し管理する。
近年では、従来のレジ一体型やパソコン型といったさまざまなタイプの端末に加え、POS機能をタブレット端末にインストールし利用する「タブレット型」も登場している。端末の多様化だけでなく、POSは小売業界のみならず医療機関、自治体などでも導入されており、業務効率化や人手不足解消の手段として注目されつつあるといえる。
POSとPOSレジの違い
混同されがちな「POS」と「POSレジ」は、厳密には意味合いが異なる点に注意しよう。POS（POSシステム）は、商品管理、売上情報、購買行動など販売に関するデータを集計するハードウェアもしくはアプリの総称である。対してPOSレジは、「POSの仕組み」のうちその一部分のみを担う、もしくはPOSシステムの一部機能を搭載するレジスターのことを指す。
つまり、POSシステムはレジをはじめとした端末で機能を使うための「仕組み」であり、POSレジはその「仕組み」が一部組み込まれたものであると理解するとよいでしょう。
POSのおもな機能
POSを用いることで一体何ができるのか、そのおもな機能について見ていこう。具体的には、以下の3つが挙げられる。
- 売上管理
- 在庫管理
- 顧客管理
売上管理
まず紹介するのは、「売上管理機能」だ。仕入れた商品の売上情報を複数店舗にわたって管理することで、全体の売上や、売上が高い・低い店舗をそれぞれ把握できるようになる。
また、どの商品が売れているのか、どの店舗で売れているのかなど、売れ筋・死に筋を見極めることも可能だ。さらに、顧客情報と連動させることで、どのような属性の顧客に何が売れているのかも分析できる。売上情報を確認することで、売上の低い店舗への改善策、売れ筋商品・死に筋商品の仕入れ数調整といったより有効な経営戦略を立てやすくなるだろう。
在庫管理
POSは、在庫状況を店舗ごとに把握することも可能だ。在庫状況を確認し、少なくなれば仕入れの実施や具体的な仕入れ数の判断材料に用いることができる。反対に店舗ごとの在庫数を確認し、在庫が余っていることがわかれば、店舗間での在庫調整を行なうかどうかの判断もしやすくなる。
上記と合わせて、POSを運用すれば常に最新の在庫状況を、各店舗や商品ごとにチェックできる。その結果、在庫管理および発注業務の時間短縮につながるだろう。
顧客管理
顧客情報を登録しておくことで、顧客の年齢や性別のほか、来店日時などをデータとして蓄積できる。蓄積したデータは、誕生月の割引クーポンやポイントカード、飲食店におけるアレルギー情報登録など、接客やサービスの向上に活用可能だ。
さらに、顧客管理機能による利点はそれだけではない。顧客情報をもとにしたクーポンやポイントカードの活用によって、顧客にとってもお得な情報を提供することで来店を促進させ、売上の向上につなげることもできるだろう。
POSを導入するメリット
次に、POSの導入・運用によってどのようなメリットがあるかを見ていこう。具体的には、以下の4つが挙げられる。
- 会計の効率化
- 在庫管理の効率化
- 複数店舗の一括管理
- 定量的なデータの蓄積
会計の効率化
POSを導入した会計処理では、会計時に商品ごとに登録されているバーコードを読み取るだけで処理ができることから、より正確な精算が可能となるメリットが期待できる。それだけでなく、POSを導入したレジは直感的な操作が可能となるため、操作するスタッフにとって販売業務負担の軽減につながる。登録すべき商品の打ち間違いや、金額のミスの防止にも役立つだろう。
さらに、「いつ、何を販売したか」がデータとして自動的に集計・保存されるため、不正登録などの防止にもつながる。レジ締め業務においても、商品データはすでに保存されていることから、現金の照合を行なうだけで完結できる。その結果、レジ締め業務の負担軽減、違算発生の防止となり、会計業務の効率化につながるといえる。
在庫管理の効率化
POSに登録される商品情報は、売上だけでなく在庫数なども含まれるため、POSでの処理をとおして売上動向をリアルタイムかつより正確に把握できる。その結果、発注のタイミングを見極めやすくなり、人気商品の欠品や余剰在庫を防止し、販売機会を逃さない適正在庫につながるだろう。
また、POSによっては、システム上で自動計算された在庫数が一定数以下となった場合に自動で発注データを作成、必要な商品が必要な数だけ各店舗に配送されるよう手配する機能を持つものもある。このように、POSで在庫管理の効率化を達成できれば、各店舗における在庫管理および発注業務の負担を削減するメリットに加え、売上拡大のチャンスを喪失するリスクを回避できるメリットも期待できるだろう。
複数店舗の一括管理
POSの導入により、複数店舗の売上やコストの一元的な管理が可能になる。各店舗の売上や在庫数をデータ化し本部にリアルタイムで送信するため、販売実績が容易かつ迅速に把握できるのだ。複数の実店舗を経営している場合や、オンラインショップと実店舗を別で経営している場合など、店舗ごとの売上把握が難しいケースも少なくない。また、店舗ごとに日報作成や売上集計業務が発生し、報告の遅延や計算ミスが起こる懸念もあるだろう。
POSの導入・運用は、これらの課題や懸念を解消し、自動化することでより正確な情報把握を実現できるメリットが期待できる。集計したデータは各店舗に振り分けたうえで集計されるため、あらゆる角度から売上の把握や分析が可能になるだろう。管理すべき店舗数が多ければ多いほど、得られるメリットは大きくなるといえる。
定量的なデータの蓄積
POS運用による販売に関するあらゆるデータは、売買が行なわれるのと同時にデータベースに登録される。データは、POSの導入以降のものがすべてサーバーに残されるため、マーケティング戦略に必要な「定量的なデータ」として活用できるメリットが得られるだろう。
このデータを、地域や時間帯、天候などの要因と組み合わせることで、「どの地域・場所で、いつ、どういう状況でどのような商品が売れるか」という予測をより高い精度で立てることも可能になる。
POSを導入するデメリット
POSの導入は業務効率化や店舗が複数ある場合の一括管理、定量データの蓄積に役立つ反面、以下のようなデメリットが発生する可能性もゼロではない。ここでは、以下の2つのデメリットについて詳しく見ていこう。
- 初期コストや運用コストがかかる
- 停電時などには使えない
初期コストや運用コストがかかる
POS導入においてまずデメリットとなり得るのが、「初期コストや運用コスト」の課題だ。POSやPOSレジの導入には、初期費用として機器やシステムの購入費用が必要であり、システムや端末の種類によって価格は異なるものの、それなりの経費が発生してしまう。
さらに、導入後も月額利用料やメンテナンス費用などが運用コストとして必要となってくる。そのため、導入の際はこれらのコストと導入後の売上見込みなどを加味して検討する必要があるだろう。
停電時などには使えない
POSの使用には、インターネット通信を行なう必要がある。そのため、停電が起きてしまうと、電源の確保やインターネット通信が不可能となり、POSやPOSレジを使用した会計業務が停止してしまう点に注意が必要だ。
仮に復旧したとしても、POSやPOSレジでインターネット通信が行なえるように接続作業が必要となるため、すぐに会計業務が再開できるとは限らない。したがって、停電をはじめ緊急時に備え、会計ができる別の手段を講じておくなどの対策が必要となるだろう。
POSを選ぶポイント
最後に、POS導入を検討するうえで、システムを選ぶ際に注目すべきポイントについて見ていこう。求める機能によっても多少異なるが、具体的には以下の3つが挙げられる。
- 使いやすさ
- 拡張性やカスタマイズ性
- 保守・サポート体制
使いやすさ
POSを選ぶうえでまず重視したいのは、「直感的に操作できる、使いやすいものかどうか」である。システムが高機能性など、機能面だけを軸にした場合、操作が難しく使用者が操作方法を覚えるまでの時間や教育コスト、複雑な処理による人的ミスが起こるリスクがあるため注意が必要だ。
POSを使用するのは、店舗で会計業務を担うパート従業員なども含まれる。そのため、あらゆる人が使うことを想定し、教育コストやオペレーションミスが削減できるものを選ぼう。
拡張性やカスタマイズ性
POSの活用方法は、店舗や販売している商品、何種類の決済方法に対応するかによって異なる。そのため、システムを利用する店舗に対応できる拡張性やカスタマイズ性の有無をチェックしよう。
例えば、飲食店とアパレルでは求められる機能は異なる。店舗や業務特有の機能に対応できるかどうかが、システムを選ぶうえでのポイントの一つとなるだろう。また、各社の基幹システムとの連携が可能かどうかもポイントとなるが、連携のために必要な費用が高額になる場合があるため注意しよう。
加えて、今後ビジネスのさらなる拡大予定がある場合、拡大に合わせて機能追加可能なシステムを選ぶほうが、トータルコストの削減が期待できるだろう。
保守・サポート体制
保守・サポート体制が万全かどうかも、POSのシステムを選ぶ際に重要な項目の一つだ。万が一の故障時や入れ替え時の保守体制、トラブルの緊急対応など、システムの運用状況を踏まえて保守・サポート体制の検討が欠かせない。
なかには、サポートがメール対応に限られている場合や、電話サポートの対応時間が店舗の業態と合わない場合がある。そのため、各メーカーのサービス内容をしっかり確認のうえ、店舗に合った保守・サポート体制が受けられるPOSを選択しよう。
まとめ
POSとは、店舗の商品が販売された時点での情報を単品単位で記録集計し、管理する役割を持つシステムのことだ。ちなみに、POSは販売に関するデータを集計する仕組み、POSレジはその仕組みを組み込んだものである。
POSの運用によって売上管理・在庫管理・顧客管理が可能となり、運用方法によっては、会計、在庫管理、複数店舗の一括管理や業務効率化、定量的なデータの蓄積といったメリットが得られるだろう。ただし、POSの運用には初期コストや運用コストがかかる点、停電時にはシステムが使用できない点には注意が必要だ。
上記のメリット・デメリットを踏まえたうえでPOSを選ぶ際には、使いやすさや拡張性・カスタマイズ性、保守・サポート体制が整っているかを重視するとよいだろう。
