生産性向上は煩雑な受注業務の効率化から 「スモールスタート」可能なOCRソフト導入で、1日の処理速度が3倍に！

ステップ導入可能なOCRソフト「AnyForm OCR」

自由度の高い設計が最大の特長

　流通業界では、人手不足、採用難が慢性的な問題になっている。各社とも独自の努力を続けているが、多くの会社では根本的な問題解決には至っていないのが現状だ。
　
　さまざまな場面において生産性向上が求められているなか、いますぐ効率改善に取り組むべきもののひとつがバックオフィス業務における大量の帳票処理である。

　とりわけ受注分野ではデジタルや紙媒体のデータが混在している。なかでもFAX注文は煩雑で手間がかかり、注文内容を電子データとして取り込む際、従業員による判断、作業を要する点が問題となっている。

　手作業で電子データへ移行するにあたっては、担当者によってスピードや入力の精度にバラつきがあるのが現状である。そのため手慣れたベテラン担当者が処理しているケースが大半であり、業務の標準化、新たな人員の育成などが喫緊の課題となっている。

　こうした現場の悩みを解決するのが、ハンモック社製のOCRソフト「AnyForm OCR」だ。同社は、IT資産管理、情報漏洩対策、名刺管理、営業支援、データエントリー業務の効率化などを実現する法人向けソフトウェアメーカーである。

　同社の製品ラインアップのうち「AnyForm OCR」は、手書き文字の高い認識率を誇るOCRソフト。帳票設計やOCR結果の確認・修正ツールだけでなく、受け取った帳票の仕分け機能や後続システムとスムーズな連携に必要なデータ出力機能などを、すべてオールインワンで備えている。

　またOCR帳票設計がシンプルであるため、スムーズに導入できるのが特長だ。当初は限られた帳票に適用、成果が出れば幅広い分野へ広げられるなど、各社の事情に応じた自由度の高い使い方ができるといったメリットがあり、導入企業が増えている。

オタフクソースが導入を決定

理由は「スモールスタート」が可能だったから

　こうした高機能かつシンプル設計の「AnyForm OCR」を導入したのが、オタフクホールディングスだ。オタフクソースは広島県に本社を構え、各種ソースの製造、販売を手掛ける、オタフクホールディングスの中核会社である。とくにお好み焼き関連の製品ラインアップが充実しており、一般消費者だけでなく、飲食店はじめ業務筋からも強い支持を得る。

　同社で、受注業務の窓口となっているのはロジスティクス部営業事務サービス課だ。受注の方法は、EDI（電子データ交換）、専用Webサイト、FAXといったように多様であり、とりわけ手がかかっているのがFAX受注だ。受注する総件数に占めるFAX受注の比率は4割だが、こと業務量の比率では7割に上るのが現状。理由は、注文内容を電子データとして取り組む際、手作業を必要とするためである。

　そこでオタフクホールディングスが主導し、導入を決定したのがOCRソフトだ。同社が最終的にたどり着いたのが、ハンモック社製の「AnyForm OCR」であった。同製品は、高い認識精度を誇るだけでなく、操作性の高さ、既存システムとのデータ連携のしやすさなどを大きな特徴としている。

　オタフクホールディングスにとり、「AnyForm OCR」が、もっとも魅力的だと感じた点は「スモールスタート」が可能であったからだ。つまり最初は一部業務で試し、軌道に乗れば少しずつ広い範囲へと広げていける、自由度の高さが採用の決め手になった。

　「AnyForm OCR」の運用を開始してまだ数か月しか経過していないが、業務のスピード化が図られている。処理の速度が上がっただけでなく、担当者が判断しなければならない要素も少なくなり、業務標準化の面でも効果が生まれている。

　特別レポートでは、オタフクソースが「AnyForm OCR」を導入した経緯や導入後の取り組み、そのメリットなどについて詳しく紹介している。御社業務の効率化、省力化の取り組みの参考になるはずだ。

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