本部と店舗、取引先との連携強化 多店舗運営を円滑にするLINE WORKSとは

LINE WORKS株式会社
マーケティング本部
田中 春奈 氏

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出店数が増えるほど店舗水準の統一化に課題を感じる小売業界。店舗全体の生産性向上のためにも、バイヤーやブロック長、店長がスピーディに情報共有ができる体制が重要です。本講演では、コミュニケーションツール「LINE WORKS」を導入すると、どのように業務が効率化するか解説します。また、LINEユーザーとつながることができるLINE WORKSを活用することで、取引先との接点強化を実現した企業例も紹介いたします。

なぜ多店舗運営の業務改善にビジネスチャットが良いのか

「LINEを仕事でも使いたい」というニーズから誕生したLINE WORKSは、LINEの使いやすさや便利さを生かしつつ、そこに法人利用に不可欠なセキュリティや管理機能を加えたビジネスチャットツールである。その「使いやすさ」から業界・業種・規模問わずさまざまな企業で活用され、導入社数は43万社（2023年1月時点）以上にもなる。

多店舗展開を行う上での課題として、本部では店舗が増えれば増えるほど、全店舗から集める報告書やアンケートの集計業務に時間がかかり、ブロック長は担当するエリアが複数あれば指示が行き渡りにくくなる。店長は売上状況や在庫管理の報告を行うために何度も売場と事務所の往復をしなければならない。さらに、日々発生する本部からの指示や連絡の対応に膨大な時間を費やしている。これらの連絡は電話やFAX、メールで行われてきたが、電話は相手の都合で強制的に時間が奪われ、FAXやメールは相手が見てくれたかがわからず、情報伝達の確実性に欠ける。連絡や情報共有が遅れてしまえば、結果として連絡漏れによるミスが起きる。IT担当者は業務改善のためにシステム化したいが、離れた拠点で勤務時間も異なり、年齢層も幅広い事業形態で、果たしてシステムの定着や浸透がうまくいくのか不安になる。

LINE WORKSは、スマホで使いやすくLINEに似た画面で操作もしやすい。特別な教育を受けなくても使い始めることができる。チャットだけでなく、掲示板やアンケート、カレンダーなど、仕事で役立つ充実した機能を搭載している。無料プランもあり初期投資なしで使用することも可能で、導入のしやすさから、業務改善やDXの第一歩として選ばれることが多い。

仕事でLINEなどのチャットツールを使いたいというニーズが多いのは利便性が高いからである。スマホで利用できるということは、移動中や会議が終了した一瞬の間、いわゆる隙間時間に時間や場所にとらわれず都合の良いタイミングで確認や返信ができる。メールと異なり本題にすぐに入ってやりとりができる。LINE WORKSのユーザーからは、仕事のレスポンスが早まりコミュニケーション量が増え、会議の時間や回数が減ったという声も寄せられている。テキスト以外にも写真やファイル、動画も簡単にチャットで送信することができ、視覚的にわかりやすく正確に情報を伝えることができる。

トークルーム（チャットルーム）の中に入っている全員が、同時に共通の情報を得ることができるので、複数人の情報共有もスムーズに進められる。記録として残っているので、過去のやりとりを遡れば、振り返りもしやすい。またLINE WORKSは、送ったメッセージに対して誰が読んでくれたか、誰が見ていないかが、個人単位でわかる。見て欲しい人が見てくれれば、あとは返信を待つだけということで、本来の業務に集中できるし、災害や緊急時の安否確認にも利用できる。

スピーディな情報共有が効果的な販売活動を実現

関西で26店舗展開している食品スーパーの三杉屋では、事前にFAXで送られてくる商品情報の規格票や野菜のロス報告において、文字だけでは商品のイメージがつかめず、手書きの報告書は読みづらい場合もあり、確認の電話が必要という状況だった。しかし電話でのやり取りは、言い間違いや聞き間違いによる再確認や、電話がつながらないなどのタイムラグが生じる。そういったこれまでの不都合を解消できる手段としてLINE WORKSが有効と判断した。時間や場所にとらわれず、いつでも都合のよい時に確認も返信もできる。新鮮な商品を扱う食品スーパーにとって、情報共有のスピードは非常に重要であり、LINE WORKSのようなビジネスチャットの活用は効果的だ。

全国の駅ビルや百貨店に63店舗の総菜店を出店しているまつおかは、地域の複数店舗を統括するエリア長が、各店舗の総菜の盛り付け写真を撮り、LINE WORKSで共有している。複数店舗を移動するエリア長が、訪れた店舗で優れた売り場展開があればすぐにスマホで撮影して共有することで他の店舗が参考にする。効果的なビジュアルマーチャンダイジングの提案や売場の統一にも役立っている。

同じトークルームの従業員に同じ情報を共有できるので、関係者に向けた一斉共有に役立つ。例えば、取り扱っている商品がテレビで取り上げられた際には、すぐに全店舗の売場担当者に伝えて該当商品が目立つように並べるなど一斉に指示を出したり、実際のレイアウトの写真を送ったりしてもらえば、対応されたかの確認もスムーズに行える。

LINE WORKは、LINEとつながる唯一のチャットサービスというのも特徴。婦人向けのファッションブランドを展開し全国に約300店舗を展開するレリアンは、出店先の百貨店から承諾を得たうえで、店舗スタッフのLINE WORKSとお客さまのLINEとでコミュニケーションを行えるようにしている。接客の手が空いた時間を利用して、お客さまの嗜好に合った商品の写真や動画を添えたメッセージを適宜送っている。一人ひとりのお客さまに 合わせた販売活動の効果もあり、売上の５％ほどはLINE WORKSがあるからこそ、という声もある。

LINE WORKSは会社の管理下にあるツール。使用する従業員の管理は会社が行い、メッセージのログ取得や、従業員が端末を紛失してしまった時には強制ログアウトするなど会社側でフォローができる。LINE WORKSの製品プランは1人あたり月額450円からになる。フリープランはストレージ使用が５GBまでという制限はあるが、30人まで主要な機能が使えて利用料金はゼロ円。フリープランで使いたい場合は、まずアプリをダウンロードし、一緒に使用する従業員を登録する。最初は本部と一部の店長やブロック長など4～5人で使ってみることを提案している。役に立つことを実感してから導入エリアを拡大することを奨めている。