新型コロナウイルスの流行による大きな環境変化を受け、店舗サービス業は非接触対応や業務効率化による収益力の強化などを目的に、デジタルトランスフォーメーション（DX）に取り組む動きが活発化しています。企業内にもDX推進室などの部署が誕生し、DXへの取り組みが速度を増してきているようです。本記事では、店舗内のデジタル化を進めるうえで注目されている「BYOD（Bring Your Own Device）」について解説します。
店舗内では“勝手BYOD”が当たり前という現実
BYODとは、従業員が所有する個人のスマートフォンなどのデジタルツールを業務に活用すること。企業はデジタルデバイスへの投資を抑制できるほか、スピーディに情報を伝達することができるなどのメリットがあります。
しかし、BYODを活用するにあたり、セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩につながるおそれがあります。そのため、安全性を担保しながら利便性を高めることが必要です。日本ではBYOD活用がそれほど進んでいないと考えられていますが、実態はどうでしょうか。具体的に、BYODの現状とこれからの対応を見ていきましょう。
図1のグラフによると、店舗で働く従業員の半数以上が個人のスマホやアプリを業務にも使っていると回答しています。LINEの個人アカウントなどを使用して、従業員でグループをつくり、そこで業務情報のやりとりや、シフトの調整などをしているのです。すでに多くの店舗サービス業ではこのような“勝手BYOD”がなし崩し的に普及しつつあり、本部からは情報のコントロールが利かず、前述した「情報漏洩リスク」という観点では、非常に危険な状態にあるのです。
紙での情報伝達は不便すぎる
本部は店舗業務への個人スマホやアプリの使用を禁止している場合が多いにもかかわらず、どうしてここまで“勝手BYOD”が浸透しているのでしょうか。
その主な理由の1つが、アナログ的情報伝達手段の効率の悪さです。現在の店舗内の情報伝達の多くは、図2のように、本部からの指示が店舗のPCに届き、店長はその指示をほかの従業員へ紙などのアナログな手段で伝えています。メールの添付ファイルを開き、印刷して、貼り出し、指示を実行し、報告する。こういったアナログの情報伝達には、リアルタイム性に欠け、時間コストがかかり、効率が悪くなるといったデメリットが存在します。
店長も従業員も仕事以外の日常では当たり前にスマホで情報共有しているのに、仕事となると店舗内の情報共有手段が古い場合が多く、圧倒的に不便なのです。よって、ふだんと同じような利便性を追求すると、禁止とわかっていながらも“勝手BYOD”を選択してしまいます。本部もこの状況を認識していますが、ほかに効率的な代替手段を提供するのが難しいため、黙認していることが多いのです。
BYODの推進には「業務用アプリ」が必要
“勝手BYOD”が浸透してしまうのは、そのほうが効率がよく、利便性が高いからです。よって、むりやり禁止するのではなく、セキュリティが確保された環境下でBYODを促進することが解決策となります。問題の本質は、個人のスマホで「私用アプリ」が使われているせいで、情報漏洩のリスクマネジメントができない状態にあることです。この問題を解決するには、本部としてセキュリティ管理ができる「業務用アプリ」の導入が必要です。
業務用アプリは私用のものとは異なり、個人端末への情報のダウンロードやシェアを制限することができるなど、本部が情報漏洩を防ぐことが可能です。このような機能を有していれば、企業も従業員も安心してBYODを推進することができます。
弊社の業務用アプリを導入した企業を対象とする図3のアンケート調査でも、導入前はネガティブな意見が多かったものの、実際に利用してみるとポジティブな回答が多くなりました。また、BYOD活用で業務効率が上がったという声もたくさんいただきました。
これまで見てきたように、店舗内の業務効率化を進めるには、本部が情報漏洩リスクをマネジメントできる業務用アプリを使ったBYODを促進することが近道です。
また、単にこうしたツールを導入するだけでなく、従業員による無自覚な情報漏洩を無くすためのリテラシー教育や、アプリの運用ルールづくりを進めることも必要です。そのような取り組みで安全にDXを進めてこそ、業務効率化や生産性の向上といった本来の目的が達成可能となるのです。
プロフィール
染谷 剛史 （そめや たけし）
1976年、茨城県生まれ。大学卒業後リクルートグループに入社。アルバイト・パートの求人広告営業を経て、営業企画・商品開発を担当。2003年、株式会社リンクアンドモチベーションに入社し、サービス業の採用・組織コンサルティングに従事。2012年に同社の執行役員に就任し、新規事業開発やカンパニー長を歴任した後、2017年にナレッジ・マーチャントワークスを設立。