第2回『Google Workspace(グーグルワークスペース)』を使い倒せ!

解説=長谷川秀樹(ロケスタ代表)
文=高浦佑介(『ダイヤモンド・ホームセンター』誌)
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会議に紙は不要!
いなくてもOK

 2つ目は「グーグルカレンダー」です。ここに社員全員が予定を書き込みます。会議も誰が参加するのか、しないのか、カレンダーで設定できます。業務効率を飛躍的に挙げる秘訣は、このカレンダー機能を使って、会議のやり方を大きく変えるところにあります。

 メルカリでは会議でノートパソコンの持ち込みが必須です。なぜなら、会議用の資料が配られず、グーグルカレンダーに添付されているからです。ほぼすべての会議にはそれぞれの議題、検討する内容が記された資料が添付されていて、参加者はその資料を見ながら、話を進めます。

 その際、とても役立つのが3つ目の「グーグルドキュメント」です。ドキュメント機能のすごいところは、会議資料などのファイルに、リアルタイムで、複数人が同時並行で書き込むことができる点です。この「複数人が同時並行」というのがポイントで、同じクラウドサービスでも米マイクロソフトの「Office365」では複数人が同時並行に編集できません。同時編集できることで、発表者が発言している途中に質問することができたり、会議中に議事録をつくり終えることができたり、飛躍的に業務効率が上がります。

 最後4つ目が「グーグルMeet」です。これはテレビ電話のようなもので、これを活用することで、その場にいなくても会議に参加することができます。重役が揃わなくて会議ができない、といったこともなく、意思決定のスピードが上がります。

グーグルワークスペース
グーグルワークスペースには4つの料金プランがある

以上が、グーグルワークスペースが欠かせない最強サービスである理由です。まだ使っていない企業が導入するのにいちばんオススメなのは「ビジネススタンダード」コースです。1人当たり月額1000円ちょっとで生産性が格段に上がるのであれば、人件費のことを考えると、とても安いのではないでしょうか。

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